英国数据保护投诉处理新规已生效！出海企业雇主和HR必读合规指南

2026年6月19日，一项对在英国经营的企业产生深远影响的新法定义务已正式生效。根据《2025年数据（使用与获取）法》（Data (Use and Access) Act 2025，简称DUAA），所有受英国GDPR数据保护法约束的企业——包括在英国设有分支机构、雇用当地员工的中国出海企业——必须建立正式的数据保护投诉处理流程。这项新规将直接改变雇主处理员工个人信息相关投诉的方式，违规成本不容小觑。

一、什么是“数据保护投诉”？

简单来说，当员工认为雇主在处理其个人信息时违反了数据保护法律，就可以提出相关数据保护投诉。常见场景包括：

• 雇主对数据主体访问请求（DSAR） 的回应方式；

• 存储个人数据的安全措施存在问题；

• 个人数据的使用方式引发争议；

• 数据泄露事件；

• 特定数据的收集或使用不当。

特别值得注意的是：新规意味着，个人可以先直接向企业（即数据控制者）提出数据保护投诉，从而减轻信息专员办公室（ICO）的负担。员工不需要使用法律术语，也不需要把关切正式标注为“投诉”。一句“我认为你不应该那样使用我的信息”就可能触发雇主的投诉处理义务。这对HR人事管理团队意味着——任何涉及个人数据的员工不满，都可能构成法律意义上的数据保护投诉。

二、新规对雇主提出了哪些具体要求？

根据新法，雇主必须做到以下四点：

1)       提供投诉渠道：为员工提供提出数据保护投诉的途径，例如在线投诉表格、电子邮箱、电话热线或当面投诉等。

2)       30天内确认收到：自收到投诉之日起30个日历日内必须确认收悉。

3)       及时调查并保持沟通：采取适当步骤回应投诉，包括开展合理调查、与相关人员沟通，并在过程中持续告知投诉人进展。

4)       及时告知处理结果：在合理时间内告知投诉人最终处理结果。

三、为何这项新规对企业至关重要？

此前，员工的数据保护关切大多直接提交给信息专员办公室（ICO）。新规要求个人必须先向企业雇主（数据控制者）提出投诉，只有在收到雇主回应后，才能将问题升级到ICO。

这意味着：

• 对雇主而言——这是双刃剑。一方面，企业获得了在ICO介入前内部解决问题的“优先机会”；另一方面，投诉处理成为英国数据保护法下更可见、更可审计的合规环节。未能建立有效的投诉处理流程本身，就可能构成数据保护合规风险。

• 违规后果：虽然DUAA本身没有为未建立投诉程序设立独立的违法行为，但企业如果不合规将构成违反英国数据保护法，ICO可动用其全部执法权力，包括发布执法通知和巨额罚款。此外，ICO还被赋予了新的调查权力，包括强制证人接受访谈、要求提供技术报告等。ICO已发布了关于企业雇主应如何满足这些新要求的指南，可在此处查阅。

四、HR人事管理场景中最需要关注的环节

在HR人事管理实务中，以下场景最容易触发数据保护投诉：

• 主体访问请求（DSAR） 的处理方式；

• 员工监控（如工作设备使用监控、邮件审查等）；

• 工作场所调查中个人数据的使用；

• 病假数据的记录与处理；

• 纪律记录的保存与披露；

• 招聘背景审查；

• 内部个人数据共享。

尤其需要注意的是，员工的正式企业内部 grievance（申诉）中可能混合了劳工雇佣事务和个人数据保护事务的投诉。HR人事管理团队必须学会识别其中涉及数据保护的部分，并按照DUAA和ICO指南的要求单独处理。如果数据保护投诉可以更早解决，就必须尽快处理，不能因为与其他申诉捆绑而拖延。

五、给企业雇主和HR人事管理的实操建议

英国ICO已发布详细的合规指南。建议雇主立即采取以下行动：

✅ 建立清晰的投诉渠道——设置专门的投诉表格（电子或纸质）、邮箱地址或投诉门户。

✅ 更新隐私声明和员工手册——明确告知员工可以通过哪些途径提出数据保护投诉，以及他们会得到怎样的处理流程。

✅ 培训HR人事管理和管理层——确保相关人员能够识别数据保护投诉（即使是以非正式方式提出的），并知道如何上报和处理。

✅ 建立30天确认流程——确保每份投诉都能在规定时限内得到确认。

✅ 保留完整记录——记录投诉的收到日期、确认日期、调查过程、沟通内容和最终结果，以证明合规。

✅ 做好投诉分流——当投诉与申诉（grievance）、DSAR、举报或雇佣争议重叠时，要进行适当的分类处理。

六、结语

英国数据保护监管正在持续收紧。这项新规不仅仅是程序上的小调整，而是对企业数据合规能力的实质性考验。对于出海英国的中国企业而言，尽早建立合规的数据保护投诉处理机制，不仅是遵守当地法律的基本要求，更是防范监管风险、维护企业声誉的重要举措。

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